So funktioniert es
Sechs Probleme,
und was wir jeweils tun.
Erst das Problem, dann die Lösung in wenigen Schritten.
Tabellen und WhatsApp oder MeetMyTutor
| Problem | Tabellen und WhatsApp | MeetMyTutor |
|---|---|---|
| Doppelt belegte Plätze | Plätze und Überschneidungen von Hand geprüft | Platzgrenzen und Überschneidungen werden erzwungen |
| Stundenänderungen | Änderungen in losen Chats erfragt | Anfragen gehen ans Büro; jedes Elternteil erfährt es einmal |
| Elternfragen | Dieselben Fragen einzeln beantwortet | Stundenplan, Anwesenheit und Kontostand auf der Elternseite |
| WhatsApp-Chaos | Gruppenchats | Ein Chat pro Kurs, eine private WhatsApp-Nachricht pro Elternteil |
| Anwesenheit, Rechnungen und Vergütung | Papierlisten, Rechnungen und Vergütung von Hand | Anwesenheit, Rechnung und Vergütung aus einem Stundendatensatz |
| Wer was sieht | Alles in gemeinsamen Dateien | Jede Rolle sieht nur ihre Ansicht; Änderungen werden protokolliert |
Plätze und Zeiten in einer Tabelle
Lösung: Jeder Kurs hat Tutor, Tage, Zeit, Plätze und Gebühr, und Überschneidungen werden blockiert.
Schritt für Schritt
- Das Büro legt den Kurs anDer Name entsteht aus Stufe, Fach, Tutor, Tag und Zeit.
- Wochenstunden werden angelegtSie wiederholen sich zwischen Start- und Enddatum. Einzelstunden sind jederzeit möglich.
- Ihre Standardregeln werden angehängtSie kommen aus den Einstellungen und lassen sich für einen Kurs ändern.
- Schüler belegen PlätzeDirekt hinzufügen oder von der Warteliste nachrücken lassen.
- Eltern bestätigen den reservierten PlatzAuf ihrer Seite steht ein Bestätigen-Knopf mit der Reservierungsdauer.
- Änderungen werden festgehaltenJedes Hinzufügen, Entfernen und Verschieben steht im Kursverlauf.
Eingebaute Sicherungen
Keine Überbuchung
Ein Kurs kann seine Platzzahl nicht überschreiten. Die Datenbank selbst lehnt es ab.
Keine Doppelbuchung
Weder ein Tutor noch ein Kind kann in zwei Stunden gleichzeitig sein.
Reservierungen laufen ab
Wird ein Platz nicht rechtzeitig bestätigt, geht er an das nächste wartende Kind.
Auch abgedeckt
- Kurse gehen an passende Tutoren mit gültiger Überprüfung
- Vertretung für eine einzelne Stunde
- Kurs pausieren und fortsetzen
- Kalender nach Tag, Woche oder Monat
- Warnungen bei Überschneidungen und Zeiten außerhalb der Verfügbarkeit
- Beendete Kurse behalten ihren Verlauf
Stundenänderungen, die niemand mitbekommt
Lösung: Der Tutor fragt in MeetMyTutor an, das Büro entscheidet, und jedes Elternteil erfährt es einmal.
Schritt für Schritt
- Der Tutor fragt anAbsagen, verschieben oder verlegen, mit Begründung.
- Das Büro wird benachrichtigtDie Anfrage erscheint auf der Seite „Heute“, bei Anbindung auch in Slack.
- Das Büro entscheidetZustimmen, Zeit ändern oder mit Notiz ablehnen.
- Die Änderung wird umgesetztKollidiert sie mit einer anderen Stunde, wird sie abgelehnt.
- Alle werden informiertEine Nachricht pro Elternteil. Der Tutor erhält die Entscheidung.
- Der Verlauf bleibtUrsprüngliche Zeit und Entscheider werden protokolliert.
Auch abgedeckt
- Nur die erste Entscheidung zählt
- Tutoren können offene Anfragen zurückziehen
- Begonnene Stunden lassen sich nicht per Anfrage ändern
- Geschwister erhalten eine Nachricht für beide
- Büro wird gewarnt, wenn der Tutor nicht erreicht werden kann
- Das Büro kann Stunden auch direkt im Kalender ändern
Immer dieselben Elternfragen
Lösung: Eltern sehen alles auf ihrer eigenen Seite, ohne App. Jeden Morgen gehen Erinnerungen raus.
Auf der Elternseite
Stundenplan
Stunden, Tutor und Meeting-Links.
Anwesenheit
Dazu Hausaufgaben und Notizen, die Tutoren freigeben.
Kontostand
Rechnungen und Kartenzahlungen.
Nachrichten
Vom Büro, mit Antworten und Abwesenheitsmeldungen.
Schritt für Schritt
- Vorlagen, einmal geschriebenIn Ihren Worten, mit exakter Vorschau.
- Morgenerinnerungen werden vorbereitetEine pro Elternteil, alle Kinder in derselben Nachricht.
- Das Büro prüftBearbeiten, überspringen oder alle senden. Oder automatisch bzw. aus.
- Zugestellt und nachverfolgtAuf der Elternseite und per E-Mail, mit sichtbarem Status.
- Das Team bleibt informiertSlack-Meldungen und eine Morgenübersicht zur gewählten Uhrzeit.
Auch abgedeckt
- Fehlgeschlagene E-Mails werden dreimal wiederholt
- Unzustellbare Adressen werden markiert
- Erinnerungen werden bei Stundenänderungen neu geschrieben
- Nichts geht verloren, bevor E-Mail angebunden ist
- Übungsfamilien erhalten nie echte E-Mails
- Ankündigungen an Eltern, Tutoren, Warteliste oder einen Kurs
WhatsApp-Chaos
Lösung: ein Chat pro Kurs. Jeder Beitrag erreicht jedes Elternteil als private WhatsApp-Nachricht.
Schritt für Schritt
- Tutor oder Büro schreibtEin Beitrag im Kurs-Chat.
- Jedes Elternteil erhält es per WhatsAppAls private Nachricht. Nummern anderer Eltern bleiben verborgen.
- Eltern antworten im PortalAntworten landen im Kurs-Chat.
- Zustellung wird verfolgtGesendet, zugestellt oder fehlgeschlagen, pro Nachricht.
Meldungen, Umfragen und Datenschutz
Nichterscheinen-Meldung
Ist ein Kind nicht beigetreten, bekommen die Eltern den Stundenlink und das Büro sieht eine offene Meldung.
Umfrage zur Neuansetzung
Zwei bis sechs Zeiten anbieten. Eltern stimmen ab und können bis zum Schluss ändern.
Schüler sehen keine Eltern
Schüler sehen Beiträge von Tutor und Büro, nie die Beiträge oder Namen der Eltern.
Platz endet, Chat endet
Pausiert oder endet der Platz, verlieren Eltern den Chat; mit dem Platz kommt er zurück.
Unbezahlte Rechnungen, Anwesenheit auf Papier, Vergütung von Hand
Lösung: Anwesenheit, Rechnung und Tutorvergütung stammen aus demselben Stundendatensatz, daher wird jede Stunde einmal berechnet und vergütet.
Schritt für Schritt
- Der Tutor führt die AnwesenheitAnwesend, verspätet, abwesend oder entschuldigt. Gemeldete Abwesenheiten sind schon entschuldigt.
- Die Stunde wird abgeschlossenZuerst wird jeder Schüler markiert. Notizen und Hausaufgaben sind möglich.
- Gebühren folgen Ihren RegelnEntschuldigte Abwesenheiten werden nicht berechnet.
- Rechnungen werden erstelltNach den Stunden, monatlich oder aus Prepaid-Paketen.
- Eltern bezahlenPer Karte über Stripe. Das Büro erfasst Bargeld, Überweisung oder Scheck.
- Die Tutorvergütung wird vorbereitetDas Büro genehmigt jede Abrechnung und erfasst dann die Zahlung.
Eingebaute Sicherungen
Einmal berechnet
Eine Stunde wird pro Kind nicht doppelt berechnet und steht nie auf zwei Rechnungen.
Einmal vergütet
Eine Stunde steht auf genau einer Vergütungsabrechnung.
Geld bleibt geschützt
Nur Mitarbeitende mit Buchhaltungsrecht sehen Geldbeträge.
Auch abgedeckt
- Rechnungen stornieren, Erstattungen erfassen
- Prepaid-Stundenpakete
- Meldungen bei wiederholter Abwesenheit
- Anwesenheitsquote nach Schüler, Kurs und Tutor
- Liste offener Beträge, Erinnerungen höchstens alle drei Tage
- Austritt hält letzte Stunde, Saldo und fällige Erstattung fest
- Eine Steuerzeile auf Zahlungsaufforderungen, vom Zentrum festgelegt
- Abrechnungen für Tutoren, keine 1099-Einreichung
KI, die die Verwaltung erledigt
Die KI erledigt die Routine. Die Menschen behalten die Kontrolle.
| Was die KI tut | Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|
| Führt Chat-Befehle aus, die Einträge ändern: Verspätung oder Fehlen, Stunde verschieben oder absagen, Nachrichten, Noten | Sie bestätigen, bevor gespeichert wird. Das Büro legt je Rolle fest, welche Aktionen allein laufen oder abgelehnt werden. Jede Änderung wird protokolliert. |
| Entwirft Zusammenfassungen und Notizen aus einem Stundenprotokoll | Der Tutor liest und genehmigt die Notiz, bevor sie jemand sieht. |
| Ändert auf Anweisung Klasse oder Schuldaten eines Schülers | Sie bestätigen zuerst, und die Änderung wird mit dem Namen der Person protokolliert. |
| Markiert Schüler und Tutoren, die einen Blick brauchen, nach Regeln (keine Vorhersage) | Das Büro bearbeitet Gewicht, Schwelle und Zeitfenster jeder Regel oder schaltet die Prüfung ab. |
| Antwortet über den KI-Dienst, den das Zentrum verbindet | Der Inhaber schaltet jeden Dienst und jedes Modell ein oder aus. Ohne Verbindung wird nichts gesendet. Die Datenschutzseite nennt, was ein Dienst erhält. |
Wer was sieht
Jeder meldet sich in seiner eigenen Ansicht an. Die Rolle bestimmt, was jede Person sieht, und jede Änderung wird mit Urheber protokolliert.
| Bereich | Das Büro | Tutoren | Eltern | Schüler |
|---|---|---|---|---|
| Seite „Heute“, Warteliste, alle Schüler | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Stundenplan und Meeting-Links | Ja | Janur eigene Kurse | Janur eigene Kinder | Nein |
| Anwesenheit, Notizen und Hausaufgaben | Ja | Janur eigene Kurse | Jaeigene Kinder; freigegebene Notizen | Nein |
| Kurs-Chat | Ja | Ja | Ja | JaBeiträge von Tutor und Büro |
| Kontostand, Rechnungen und Zahlungen | Jamit Buchhaltungsrecht | Nein | Janur eigene Kinder | Nein |
| Tutorvergütung und gehaltene Stunden | Ja | Janur eigene | Nein | Nein |
| Anfragen zu Stundenänderungen | Ja | Ja | Jawird informiert | Nein |
✓ sieht es. – wird dieser Rolle nicht angezeigt.
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