Cómo funciona
Seis problemas,
y qué hacemos con cada uno.
Primero el problema, luego la solución en pocos pasos.
Hojas de cálculo y WhatsApp, o MeetMyTutor
| Problema | Hojas de cálculo y WhatsApp | MeetMyTutor |
|---|---|---|
| Plazas duplicadas | Plazas y choques revisados a mano | Límites de plazas y choques bloqueados |
| Cambios de clase | Cambios pedidos en chats sueltos | Las solicitudes llegan a la oficina; cada familia recibe un aviso |
| Preguntas de las familias | Las mismas preguntas, una por una | Horario, asistencia y saldo en la página de la familia |
| El caos de WhatsApp | Chats de grupo | Un chat por clase y un WhatsApp privado para cada familia |
| Asistencia, facturas y pagos | Asistencia en papel, facturas y pagos a mano | Asistencia, factura y pago del tutor desde un solo registro |
| Quién ve qué | Todo en archivos compartidos | Cada rol ve solo su vista; los cambios se registran |
Plazas y horarios en una hoja de cálculo
Solución: cada clase tiene su tutor, días, hora, plazas y tarifa, y los choques se bloquean.
Paso a paso
- La oficina crea la claseSu nombre se forma con curso, materia, tutor, día y hora.
- Se preparan las clases semanalesSe repiten entre las fechas de inicio y fin. Puede añadir clases sueltas cuando quiera.
- Se aplican sus reglas estándarVienen de Ajustes y se pueden cambiar para una sola clase.
- Los alumnos ocupan plazasAñádalos directamente o colóquelos desde la lista de espera.
- La familia confirma la plaza reservadaEn su página ve un botón Confirmar y hasta cuándo se reserva.
- Los cambios quedan registradosCada alta, baja y traslado se guarda en el historial de la clase.
Salvaguardas integradas
Sin sobreventa
Una clase no puede superar sus plazas. La propia base de datos lo rechaza.
Sin dobles reservas
Ni un tutor ni un niño pueden estar en dos clases a la vez.
Las reservas caducan
Si no se confirma a tiempo, la plaza pasa al siguiente niño en espera.
También resuelto
- Clases ofrecidas a tutores adecuados con verificación vigente
- Suplencia para una sola clase
- Pausar y reanudar una clase
- Calendario por día, semana o mes
- Avisos de choques y de horas fuera de disponibilidad
- Las clases cerradas conservan su historial
Cambios de clase que nadie conoce
Solución: el tutor lo pide en MeetMyTutor, la oficina decide y cada familia recibe un solo aviso.
Paso a paso
- El tutor lo solicitaCancelar, aplazar o mover, con el motivo.
- Se avisa a la oficinaAparece en la pantalla Hoy y, si está conectado, en Slack.
- La oficina decideAprobar, cambiar la hora o rechazar con una nota.
- Se aplica el cambioSi choca con otra clase, se rechaza.
- Se avisa a todosUn mensaje por familia. El tutor recibe la decisión.
- Queda el historialSe registran la hora original y quién decidió.
También resuelto
- Solo cuenta la primera decisión
- El tutor puede retirar una solicitud pendiente
- Una clase ya iniciada no se cambia por solicitud
- Los hermanos reciben un solo mensaje con ambos nombres
- Se avisa a la oficina si no se puede avisar al tutor
- La oficina también puede cambiar una clase desde el calendario
Las mismas preguntas de las familias, todo el día
Solución: las familias lo ven todo en su propia página, sin instalar ninguna app. Los recordatorios salen cada mañana.
En la página de la familia
Horario
Clases, tutor y enlaces de reunión.
Asistencia
Además de las tareas y notas que los tutores deciden compartir.
Saldo
Facturas y pagos con tarjeta.
Mensajes
De la oficina, con respuestas y avisos de ausencia.
Paso a paso
- Plantillas, escritas una vezCon sus palabras y una vista previa exacta.
- Se preparan los recordatorios de la mañanaUno por familia, con todos los hijos en el mismo mensaje.
- La oficina revisaEdite, omita o envíe todo. O póngalos en automático o desactívelos.
- Entregados y con seguimientoEn la página de la familia y por correo, con el estado de cada mensaje.
- El equipo está al tantoAlertas en Slack y un resumen matinal a la hora que elija.
También resuelto
- Los correos fallidos se reintentan tres veces
- Las direcciones rebotadas se marcan
- Los recordatorios se reescriben si cambian las clases
- No se pierde nada antes de conectar el correo
- Las familias de práctica nunca reciben correos reales
- Anuncios a familias, tutores, lista de espera o una clase
El caos de WhatsApp
Solución: un chat por clase. Cada publicación llega a cada familia como mensaje privado de WhatsApp.
Paso a paso
- El tutor o la oficina publicaUna sola publicación en el chat de la clase.
- Cada familia la recibe por WhatsAppMensaje privado. Los números de otras familias quedan ocultos.
- Las familias responden en el portalLas respuestas llegan al chat de la clase.
- Se sigue la entregaEnviado, entregado o fallido, por mensaje.
Avisos, encuestas y privacidad
Aviso de no presentado
Si un niño no se conecta, la familia recibe el enlace y la oficina ve un aviso abierto.
Encuesta de cambio de horario
Proponga de dos a seis horarios. Las familias votan y pueden cambiar su respuesta hasta el cierre.
Los alumnos no ven a las familias
Los alumnos ven lo que publican tutor y oficina, nunca las publicaciones ni los nombres de las familias.
Sin plaza, sin chat
La familia pierde el chat al pausar o terminar la plaza y lo recupera con ella.
Facturas sin pagar, asistencia en papel, pago de tutores a mano
Solución: la asistencia, la factura y el pago del tutor salen del mismo registro de la clase, así que cada clase se cobra y se paga una vez.
Paso a paso
- El tutor pasa listaPresente, tarde, ausente o justificado. Las ausencias avisadas llegan justificadas.
- Se completa la claseAntes se marca a todos los alumnos. Se pueden añadir notas y tareas.
- Los cargos siguen sus reglasLas ausencias justificadas no se cobran.
- Se emiten las facturasTras las clases, cada mes o desde paquetes prepagados.
- Las familias paganCon tarjeta en Stripe. La oficina registra efectivo, transferencia o cheque.
- Se prepara el pago del tutorLa oficina aprueba cada liquidación y luego registra el pago.
Salvaguardas integradas
Se cobra una vez
Una clase no se cobra dos veces por el mismo niño ni aparece en dos facturas.
Se paga una vez
Una clase aparece en una sola liquidación de pago, siempre.
El dinero solo lo ve quien debe
Solo el personal con permiso de cuentas ve el dinero.
También resuelto
- Anular facturas y registrar reembolsos
- Paquetes de clases prepagados
- Avisos por ausencias repetidas
- % de asistencia por alumno, clase y tutor
- Lista de deudas, recordatorios como máximo cada tres días
- La baja registra la última clase, el saldo y el reembolso pendiente
- Una línea de impuesto en las solicitudes de pago, fijada por su centro
- Extractos de pago a tutores, sin presentación de 1099
IA que se encarga de la gestión
La IA hace el trabajo rutinario. Las personas siguen al mando.
| Qué hace la IA | Qué sigue en sus manos |
|---|---|
| Ejecuta órdenes por chat que cambian registros: retrasos o faltas, mover o cancelar una clase, mensajes, notas | Le pide confirmar antes de guardar. La oficina decide, por rol, qué acciones se ejecutan solas o se rechazan. Cada cambio queda registrado. |
| Redacta resúmenes y notas de clase a partir de la transcripción | El tutor lee y aprueba la nota antes de que nadie la vea. |
| Cambia el curso o los datos escolares de un alumno cuando se lo ordenan | Usted confirma primero y el cambio queda registrado con quién lo hizo. |
| Señala alumnos y tutores que pueden necesitar atención, según reglas (no es una predicción) | La oficina edita el peso, el umbral y el plazo de cada regla, o desactiva la revisión. |
| Responde con el servicio de IA que conecta el centro | El propietario activa o desactiva cada servicio y modelo. Sin ninguno conectado, no se envía nada. La página de privacidad indica qué recibe un servicio. |
Quién ve qué
Cada persona accede a su propia vista. Los roles deciden lo que ve cada persona, y cada cambio queda registrado con quién lo hizo.
| Área | La oficina | Tutores | Familias | Alumnos |
|---|---|---|---|---|
| Pantalla Hoy, lista de espera, todos los alumnos | Sí | No | No | No |
| Horario y enlaces de reunión | Sí | Sísolo sus clases | Sísolo sus hijos | No |
| Asistencia, notas y tareas | Sí | Sísolo sus clases | Sísus hijos; notas compartidas | No |
| Chat de la clase | Sí | Sí | Sí | Sípublicaciones de tutor y oficina |
| Saldo, facturas y pagos | Sícon permiso de cuentas | No | Sísolo sus hijos | No |
| Pago del tutor y clases impartidas | Sí | Sísolo el suyo | No | No |
| Solicitudes de cambio de clase | Sí | Sí | Sírecibe el aviso | No |
✓ lo ve. – no se muestra a ese rol.
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