Comment ça marche
Six problèmes,
et ce que nous faisons pour chacun.
D'abord le problème, puis la solution en quelques étapes.
Tableurs et WhatsApp, ou MeetMyTutor
| Problème | Tableurs et WhatsApp | MeetMyTutor |
|---|---|---|
| Places en double | Places et conflits vérifiés à la main | Limites de places et conflits bloqués |
| Changements de cours | Changements demandés dans des chats épars | Les demandes vont au bureau ; chaque parent est prévenu une fois |
| Questions des parents | Les mêmes questions, une à une | Emploi du temps, présence et solde sur la page du parent |
| Chaos WhatsApp | Discussions de groupe | Un chat par classe, un message WhatsApp privé par parent |
| Présence, factures et paie | Appel sur papier, factures et paie à la main | Appel, facture et paie du tuteur depuis un seul enregistrement |
| Qui voit quoi | Tout dans des fichiers partagés | Chaque rôle ne voit que sa vue ; les modifications sont consignées |
Places et horaires dans un tableur
Solution : chaque classe a son tuteur, ses jours, son horaire, ses places et son tarif, et les conflits sont bloqués.
Étape par étape
- Le bureau crée la classeSon nom est composé du niveau, de la matière, du tuteur, du jour et de l'heure.
- Les cours hebdomadaires sont planifiésIls se répètent entre les dates de début et de fin. Des cours ponctuels peuvent s'ajouter à tout moment.
- Vos règles habituelles sont jointesElles viennent des Paramètres et peuvent être modifiées pour une classe.
- Les élèves prennent leur placeAjoutez-les directement ou placez-les depuis la liste d'attente.
- Les parents confirment la place réservéeUn bouton Confirmer sur leur page indique la durée de la réservation.
- Les changements sont consignésChaque ajout, retrait et transfert reste dans l'historique de la classe.
Garde-fous intégrés
Pas de surréservation
Une classe ne peut pas dépasser ses places. La base de données elle-même le refuse.
Pas de double réservation
Ni un tuteur ni un enfant ne peut être dans deux cours à la fois.
Les réservations expirent
Sans confirmation à temps, la place passe à l'enfant suivant sur la liste.
Également géré
- Classes proposées aux tuteurs adaptés dont la vérification est valide
- Remplacement pour un seul cours
- Mettre une classe en pause et la reprendre
- Calendrier par jour, semaine ou mois
- Alertes en cas de conflit ou d'horaire hors disponibilité
- Les classes closes gardent leur historique
Des changements de cours que personne n'apprend
Solution : le tuteur fait sa demande dans MeetMyTutor, le bureau décide, et chaque parent est prévenu une fois.
Étape par étape
- Le tuteur fait sa demandeAnnuler, reporter ou déplacer, avec le motif.
- Le bureau est alertéLa demande s'affiche sur l'écran Aujourd'hui, et dans Slack s'il est connecté.
- Le bureau décideApprouver, changer l'horaire ou refuser avec une note.
- Le changement est appliquéUn conflit avec un autre cours le fait refuser.
- Tout le monde est prévenuUn message par parent. Le tuteur reçoit la décision.
- L'historique resteL'horaire d'origine et l'auteur de la décision sont consignés.
Également géré
- Seule la première décision compte
- Le tuteur peut retirer une demande en attente
- Un cours déjà commencé ne peut plus être modifié par demande
- Les frères et sœurs reçoivent un seul message qui les nomme
- Le bureau est alerté si le tuteur n'a pas pu être prévenu
- Le bureau peut aussi modifier un cours depuis le calendrier
Les mêmes questions des parents, toute la journée
Solution : les parents voient tout sur leur propre page, sans application à installer. Des rappels partent chaque matin.
Sur la page du parent
Emploi du temps
Cours, tuteur et liens de réunion.
Présence
Plus les devoirs et notes que les tuteurs choisissent de partager.
Solde
Factures et paiements par carte.
Messages
Du bureau, avec réponses et avis d'absence.
Étape par étape
- Des modèles, écrits une foisDans vos mots, avec un aperçu exact.
- Les rappels du matin sont préparésUn par parent, tous les enfants dans le même message.
- Le bureau relitModifier, ignorer ou tout envoyer. Ou passer en automatique, ou désactiver.
- Livrés et suivisSur la page du parent et par e-mail, avec le statut de chaque message.
- L'équipe reste informéeAlertes Slack et un résumé du matin à l'heure choisie.
Également géré
- Les e-mails en échec sont retentés trois fois
- Les adresses qui rebondissent sont signalées
- Les rappels sont réécrits si les cours changent
- Rien n'est perdu avant la connexion de l'e-mail
- Les familles d'essai ne reçoivent jamais d'e-mail réel
- Annonces aux parents, aux tuteurs, à la liste d'attente ou à une classe
Le chaos WhatsApp
Solution : un chat par classe. Chaque message arrive à chaque parent en message WhatsApp privé.
Étape par étape
- Le tuteur ou le bureau publieUn seul message dans le chat de la classe.
- Chaque parent la reçoit sur WhatsAppMessage privé. Les numéros des autres parents restent cachés.
- Les parents répondent dans le portailLes réponses arrivent dans le chat de la classe.
- La livraison est suivieEnvoyé, livré ou échoué, message par message.
Alertes, sondages et confidentialité
Alerte d'absence
Si un enfant ne s'est pas connecté, le parent reçoit le lien du cours et le bureau voit une alerte ouverte.
Sondage de report
Proposez de deux à six horaires. Les parents répondent et peuvent changer jusqu'à la clôture.
Les élèves ne voient pas les parents
Les élèves voient les messages du tuteur et du bureau, jamais ceux ni les noms des parents.
Fin de la place, fin du chat
Le parent perd le chat quand la place est suspendue ou terminée, et le retrouve avec la place.
Factures impayées, appel sur papier, paie des tuteurs à la main
Solution : l'appel, la facture et la paie du tuteur viennent du même enregistrement du cours, donc chaque cours est facturé et payé une seule fois.
Étape par étape
- Le tuteur fait l'appelPrésent, en retard, absent ou excusé. Les absences signalées arrivent excusées.
- Le cours est terminéChaque élève est d'abord marqué. Notes et devoirs peuvent s'ajouter.
- Les frais suivent vos règlesLes absences excusées ne sont pas facturées.
- Les factures sont émisesAprès les cours, au mois ou depuis des forfaits prépayés.
- Les parents paientPar carte via Stripe. Le bureau enregistre espèces, virement ou chèque.
- La paie du tuteur est préparéeLe bureau approuve chaque relevé, puis enregistre le paiement.
Garde-fous intégrés
Facturé une fois
Un cours ne peut pas être facturé deux fois pour un enfant ni figurer sur deux factures.
Payé une fois
Un cours ne figure que sur un seul relevé de paie, pour toujours.
L'argent reste protégé
Seul le personnel autorisé sur les comptes voit les montants.
Également géré
- Annuler des factures, enregistrer des remboursements
- Forfaits de cours prépayés
- Alertes en cas d'absences répétées
- % de présence par élève, classe et tuteur
- Liste des impayés, rappels au plus tous les trois jours
- Un départ consigne le dernier cours, le solde et le remboursement dû
- Une ligne de taxe sur les demandes de paiement, fixée par votre centre
- Relevés de paie des tuteurs, pas de dépôt de 1099
L’IA qui s’occupe de l’administratif
L’IA fait le travail de routine. Les personnes gardent la main.
| Ce que fait l’IA | Ce que vous gardez en main |
|---|---|
| Exécute des commandes de chat qui modifient des dossiers : retards ou absences, cours déplacé ou annulé, messages, notes | Elle vous demande de confirmer avant d’enregistrer. Le bureau décide, par rôle, quelles actions s’exécutent seules ou sont refusées. Chaque changement est journalisé. |
| Rédige des résumés et des notes de cours à partir d’une transcription | Le tuteur lit et approuve la note avant que quiconque la voie. |
| Modifie la classe ou les données scolaires d’un élève sur demande | Vous confirmez d’abord, et le changement est journalisé avec son auteur. |
| Signale les élèves et les tuteurs qui demandent un coup d’œil, selon des règles (pas une prédiction) | Le bureau modifie le poids, le seuil et la période de chaque règle, ou désactive le contrôle. |
| Répond avec le service d’IA que le centre connecte | Le propriétaire active ou désactive chaque service et chaque modèle. Sans service connecté, rien n’est envoyé. La page de confidentialité indique ce qu’un service reçoit. |
Qui voit quoi
Chacun se connecte à sa propre vue. Les rôles décident de ce que chacun voit, et chaque modification est consignée avec son auteur.
| Domaine | Le bureau | Tuteurs | Parents | Élèves |
|---|---|---|---|---|
| Écran Aujourd'hui, liste d'attente, tous les élèves | Oui | Non | Non | Non |
| Emploi du temps et liens de réunion | Oui | Ouises classes seulement | Ouises enfants seulement | Non |
| Présence, notes et devoirs | Oui | Ouises classes seulement | Ouises enfants ; notes partagées | Non |
| Chat de la classe | Oui | Oui | Oui | Ouimessages du tuteur et du bureau |
| Solde, factures et paiements | Ouiavec droit comptes | Non | Ouises enfants seulement | Non |
| Paie du tuteur et cours donnés | Oui | Ouile leur | Non | Non |
| Demandes de changement de cours | Oui | Oui | Ouiest prévenu | Non |
✓ le voit. – n'est pas montré à ce rôle.
Passer de la vue du bureau à celle du tuteur ou du parent dans la démo
Voyez-le en pensant à vos propres classes.
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