Zo werkt het
Zes problemen,
en wat wij ertegen doen.
Eerst het probleem, dan de oplossing in een paar stappen.
Spreadsheets en WhatsApp, of MeetMyTutor
| Probleem | Spreadsheets en WhatsApp | MeetMyTutor |
|---|---|---|
| Dubbel geboekte plekken | Plekken en overlap met de hand gecontroleerd | Plekgrenzen en overlap worden afgedwongen |
| Lesverplaatsingen | Wijzigingen gevraagd in losse chats | Verzoeken gaan naar het kantoor; elke ouder hoort het één keer |
| Vragen van ouders | Dezelfde vragen een voor een beantwoord | Rooster, aanwezigheid en saldo op de ouderpagina |
| WhatsApp-chaos | Groepschats | Eén chat per klas, een privé-WhatsApp-bericht per ouder |
| Aanwezigheid, facturen en betaling | Papieren registers, facturen en betaling met de hand | Register, factuur en tutorbetaling uit één lesrecord |
| Wie ziet wat | Alles in gedeelde bestanden | Elke rol ziet alleen de eigen weergave; wijzigingen worden vastgelegd |
Plekken en roosters in een spreadsheet
Oplossing: elke klas heeft een tutor, dagen, tijd, plekken en tarief, en overlap wordt geblokkeerd.
Stap voor stap
- Het kantoor maakt de klas aanDe naam wordt opgebouwd uit niveau, vak, tutor, dag en tijd.
- De weeklessen worden ingeplandZe herhalen zich tussen start- en einddatum. Losse lessen kunnen altijd worden toegevoegd.
- Uw standaardregels worden gekoppeldZe komen uit Instellingen en zijn voor één klas aan te passen.
- Leerlingen nemen een plek inVoeg ze direct toe of plaats ze vanaf de wachtlijst.
- Ouders bevestigen de vastgehouden plekOp hun pagina staat een knop Bevestigen met de duur van de reservering.
- Wijzigingen worden vastgelegdElke toevoeging, verwijdering en verplaatsing staat in de klasgeschiedenis.
Ingebouwde beveiligingen
Geen overboeking
Een klas kan niet boven het aantal plekken komen. De database zelf weigert het.
Geen dubbele boeking
Een tutor of kind kan niet in twee lessen tegelijk zitten.
Reserveringen verlopen
Wordt een plek niet op tijd bevestigd, dan gaat hij naar het volgende kind op de wachtlijst.
Ook geregeld
- Klassen worden aangeboden aan passende tutors met geldige screening
- Vervanging voor één les
- Een klas pauzeren en hervatten
- Agenda per dag, week of maand
- Waarschuwing bij overlap en niet-beschikbare tijden
- Gesloten klassen houden hun geschiedenis
Lesveranderingen die niemand hoort
Oplossing: de tutor vraagt het aan in MeetMyTutor, het kantoor beslist en elke ouder hoort het één keer.
Stap voor stap
- De tutor vraagt aanAnnuleren, uitstellen of verplaatsen, met reden.
- Het kantoor krijgt een meldingHet verzoek staat op de pagina “Vandaag”, en in Slack als dat is gekoppeld.
- Het kantoor beslistGoedkeuren, de tijd wijzigen of afwijzen met een notitie.
- De wijziging wordt doorgevoerdOverlap met een andere les wordt geweigerd.
- Iedereen wordt ingelichtEén bericht per ouder. De tutor krijgt de beslissing.
- De geschiedenis blijftDe oorspronkelijke tijd en wie besliste worden vastgelegd.
Ook geregeld
- Alleen de eerste beslissing telt
- Tutors kunnen een openstaand verzoek intrekken
- Een gestarte les kan niet meer via een verzoek worden gewijzigd
- Broers en zussen krijgen één bericht met beide namen
- Kantoor krijgt een melding als de tutor niet bereikt kan worden
- Het kantoor kan een les ook rechtstreeks in de agenda wijzigen
Steeds dezelfde vragen van ouders
Oplossing: ouders zien alles op hun eigen pagina, zonder app. Elke ochtend gaan herinneringen uit.
Op de ouderpagina
Rooster
Lessen, tutor en vergaderlinks.
Aanwezigheid
Plus huiswerk en notities die tutors delen.
Saldo
Facturen en kaartbetalingen.
Berichten
Van het kantoor, met antwoorden en afwezigheidsmeldingen.
Stap voor stap
- Sjablonen, één keer geschrevenIn uw eigen woorden, met een exact voorbeeld.
- Ochtendherinneringen worden voorbereidEén per ouder, met alle kinderen in hetzelfde bericht.
- Het kantoor controleertAanpassen, overslaan of alles versturen. Of automatisch of uit.
- Bezorgd en gevolgdOp de ouderpagina en per e-mail, met de status van elk bericht.
- Het team blijft op de hoogteSlack-meldingen en een ochtendoverzicht op het gekozen uur.
Ook geregeld
- Mislukte e-mails worden drie keer herhaald
- Adressen die terugkaatsen worden gemarkeerd
- Herinneringen worden herschreven als lessen wijzigen
- Niets gaat verloren voordat e-mail is gekoppeld
- Oefengezinnen krijgen nooit echte e-mail
- Mededelingen aan ouders, tutors, de wachtlijst of één klas
WhatsApp-chaos
Oplossing: één chat per klas. Elk bericht bereikt elke ouder als privé-WhatsApp-bericht.
Stap voor stap
- Tutor of kantoor plaatstEén bericht in de klaschat.
- Elke ouder ontvangt het via WhatsAppEen privébericht. Nummers van andere ouders blijven verborgen.
- Ouders antwoorden in het portaalAntwoorden komen in de klaschat.
- Bezorging wordt gevolgdVerzonden, bezorgd of mislukt, per bericht.
Meldingen, peilingen en privacy
Melding bij niet verschenen
Is een kind niet aangesloten, dan krijgt de ouder de leslink en ziet het kantoor een open melding.
Peiling voor verplaatsen
Bied twee tot zes tijden aan. Ouders stemmen en kunnen tot het sluiten wijzigen.
Leerlingen zien geen ouders
Leerlingen zien berichten van tutor en kantoor, nooit de berichten of namen van ouders.
Plek weg, chat weg
Een ouder verliest de chat zodra de plek is gepauzeerd of beëindigd, en krijgt hem terug met de plek.
Onbetaalde facturen, registers op papier, tutorbetaling met de hand
Oplossing: register, factuur en tutorbetaling komen uit hetzelfde lesrecord, dus elke les wordt één keer gefactureerd en betaald.
Stap voor stap
- De tutor houdt het register bijAanwezig, te laat, afwezig of verontschuldigd. Gemelde afwezigheid staat al als verontschuldigd.
- De les wordt afgerondEerst wordt elke leerling gemarkeerd. Notities en huiswerk kunnen erbij.
- Kosten volgen uw regelsVerontschuldigde afwezigheid wordt niet gerekend.
- Facturen worden opgesteldNa de lessen, maandelijks of vanuit vooruitbetaalde pakketten.
- Ouders betalenMet kaart via Stripe. Het kantoor registreert contant, overschrijving of cheque.
- De tutorbetaling wordt voorbereidHet kantoor keurt elke afrekening goed en registreert dan de betaling.
Ingebouwde beveiligingen
Eén keer gerekend
Een les wordt niet twee keer voor een kind gerekend en staat nooit op twee facturen.
Eén keer betaald
Een les staat op slechts één afrekening, nooit op meerdere.
Geld blijft afgeschermd
Alleen medewerkers met boekhoudrechten zien geldbedragen.
Ook geregeld
- Facturen annuleren, terugbetalingen vastleggen
- Vooruitbetaalde lespakketten
- Meldingen bij herhaalde afwezigheid
- Aanwezigheid in % per leerling, klas en tutor
- Lijst van openstaande bedragen, herinneringen hooguit elke drie dagen
- Uitschrijven legt laatste les, saldo en terug te betalen bedrag vast
- Eén belastingregel op betaalverzoeken, door uw centrum ingesteld
- Betaaloverzichten voor tutors, geen indiening van 1099
AI die de administratie doet
De AI doet het routinewerk. Mensen houden de regie.
| Wat de AI doet | Waar u de baas over blijft |
|---|---|
| Voert chatopdrachten uit die gegevens wijzigen: te laat of afwezig, een les verplaatsen of annuleren, berichten, cijfers | Eerst vraagt de AI u om te bevestigen, dan pas wordt opgeslagen. Het kantoor stelt per rol in welke acties zelfstandig lopen of geweigerd worden. Elke wijziging wordt vastgelegd. |
| Maakt conceptsamenvattingen en notities uit een lesverslag | De tutor leest en keurt de notitie goed voordat iemand haar ziet. |
| Past op verzoek het leerjaar of de schoolgegevens van een leerling aan | U bevestigt eerst, en de wijziging wordt vastgelegd met wie het deed. |
| Signaleert leerlingen en tutors die aandacht nodig hebben, op basis van regels (geen voorspelling) | Het kantoor past gewicht, drempel en periode van elke regel aan, of zet de controle uit. |
| Antwoordt via de AI-dienst die het centrum koppelt | De eigenaar zet elke dienst en elk model aan of uit. Zonder koppeling wordt niets verstuurd. De privacypagina vermeldt wat een dienst ontvangt. |
Wie ziet wat
Iedereen logt in op een eigen weergave. De rol bepaalt wat iemand ziet en elke wijziging wordt vastgelegd met wie het deed.
| Onderdeel | Het kantoor | Tutors | Ouders | Leerlingen |
|---|---|---|---|---|
| Pagina “Vandaag”, wachtlijst, alle leerlingen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Rooster en vergaderlinks | Ja | Jaalleen eigen klassen | Jaalleen eigen kinderen | Nee |
| Aanwezigheid, notities en huiswerk | Ja | Jaalleen eigen klassen | Jaeigen kinderen; gedeelde notities | Nee |
| Klaschat | Ja | Ja | Ja | Jaberichten van tutor en kantoor |
| Saldo, facturen en betalingen | Jamet boekhoudrechten | Nee | Jaalleen eigen kinderen | Nee |
| Tutorbetaling en gegeven lessen | Ja | Jaalleen eigen | Nee | Nee |
| Verzoeken tot lesverandering | Ja | Ja | Jawordt ingelicht | Nee |
✓ ziet het. – wordt die rol niet getoond.
Schakel in de demo van het kantoor naar het scherm van de tutor of de ouder
Bekijk het met uw eigen klassen in gedachten.
Open het voorbeeldcentrum in uw browser. Geen account.